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_☆Zoom-テレワークの推進

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理事会 管理組合向けテレワーク推進


 ☆新型コロナの緊急事態宣言・3密の回避要請を受け、テレワークが急速に普及しています。管理組合 理事会活動も、リモートで会議したり、意見の集約を進め、業務の効率化を諮る必要性が高まっています。これらの有用とされるシステムを導入・活用していきたいと思います

☆Zoom ミーティングシステム Zoom 

利用可能端末:windows,mac,ipad,iphone,android
事前準備:  ZOOMクライアントソフト(アプリ)をDownloadしておいてください
・開催者(ホスト)はアカウント登録が必要です。(Google,facebookのid利用可)。
<ミーティング方法>:
・開催者(ホスト)は、開催日時を決め事前に対象者に招待メールを送付する。
・招待メールには、ミーティングid とパスワードが含まれています。
・参加者は、指定の時間になったら、送付されたURLをクリックするか
 ZOOMアプリを起動して、ミーティングid、パスワード、氏名を入力して、
「ミーティングに参加」ボタンをクリックします。 参加者は一旦「待機室」に入ります。
・開催者が待機室に登録されたユーザ名を確認して、承認すると会議室に入室できます。
・全員入室したらオンライン会議をスタートできます。
<調整作業>:
・参加者がそれぞれに同時に音声を交換すると混乱するので、運営上最初は開催者のみ音声を発信できるように、ミュートの設定をします。参加者個々に音声が聞こえているか確認します。
・ビデオをONにしておくと参加者の顔を確認できます。
・共有画面:ホスト役が説明したい資料等を用意しておき、説明に合わせて共有指定すると、参加者の端末に表示されます。

<運用>:
・用途として、オンライン会議、飲み会、講習会など様々な使い方があるようです。
・最初は雑談でもしながら慣れていただき、徐々に実務に使いながら活用しましょう。
・無料ライセンスで始めるので
 1回の会議時間、同時に3人以上で使用するときは最大40分という制約があります。